Organização de Arquivos - Gestão Documental


 

ORGANIZAÇÃO, CONTROLE E SEGURANÇA DE DOCUMENTOS
(ATIVOS E INATIVOS)

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A Organização de Arquivos e Documentos, é um serviço que tem como objetivo principal criar ferramentas de organização, controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, através de implantação de técnicas e metodologia de organização e controle das informações que trafegam.

Este serviço é indicado para empresas que possuem grande demanda e tráfego de documental e que necessitam que estes documentos e informações sejam catalogados de forma precisa para fácil localização.

Dispomos de estrutura profissional especializada realizando projeto, elaboração, implantação, controle e segurança Documental tanto no ambiente físico quanto digital. Os projetos de organização podem ser realizados nas dependências da ENS ou do Cliente.

Desenvolvemos todo o trabalho de inventário, classificação, ordenação, controle, segurança, guarda e elaboração de TTD (Tabela de Temporalidade Documental) para retenção e descarte. Operamos de forma oferecer alto padrão de qualidade na Engenharia Documental, gerando controle, agilidade e lucratividade nos negócios.
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* No ambiente físico desenvolvemos todo o trabalho de inventário, diagnóstico, classificação, ordenação e logística, de forma facilitar o controle e localização no sistema físico e digital. (Documentos Ativos e Inativos);

* Desenvolvimento de software personalizado, conforme atividade e complexidade do setor;

* Planejamento e implantação de sistema de localização imediata, (de documentos no acervo), através de catálogos físicos, sistema digital, softwares, codificação de barras, entre outras ferramentas;

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* Controle de temporalidade documental, com relatório indicativo dos documentos a serem preservados ou descartados;
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* Adequação de espaço físico, em estantes, armários, caixas e pastas a serem acondicionados os documentos, tanto em área da ENS ou do Cliente;
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* Elaboração de categoria de permissão conforme usuário, definindo restrições e autorizações, Controle de sistema de entrada e saída de documentos formulários, protocolos e relatórios (Procedimento tanto para o acervo físico quanto digital);
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* Projeto e implantação de controle e segurança de documentos e informações;
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* Descarte e destruição programada, conforme tabela de temporalidade. Seguindo todas as normas legais e de preservação ambiental;
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* Impressão de rótulos, codificações em estantes, pastas e caixas;
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* Projetos e elaboração de sistema operacional visando evitar perda de documentos;
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* Controle e gerenciamento do acervo, físico e digital de todos os documentos conforme título documental;
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* Acondicionamento do acervo documental em caixas, pastas;
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* Substituição de estantes, caixas e pastas;

* Higienização e conservação do acervo e espaço físico;

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* Controle da integridade do acervo, tanto físico quanto digital;

* Armazenamento Digital de Documentos e Informações...
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Diagnóstico e racionalização de Arquivos (Ativos e Inativos)
Indica formas de reduzir custos e evitar prejuízos no controle, conservação e localização de documentos vitais no atendimento as demandas administrativas, financeiras, comerciais, fiscais e auditorias.
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Racionalização arquivo
Realizamos avaliação técnica e enviamos o diagnóstico e projeto do Arquivo central ou Arquivo Setorial em no máximo 10 dias, com planejamento de viabilidade e economia, adequado a realidade do acervo e empresa.
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Sistema de Guarda, Preservação e Segurança de Documentos: (Físico e Digital)
Realização de todo o sistema de classificação, ordenação, controle, conservação e logística para envio e recebimento do acervo documental.

* Em estrutura do Cliente
* Em estrutura externa do contratante
* Em estrutura ENS
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Digitalização de Documentos
A digitalização de documentos através da transparência de dados é uma inovação da tecnologia moderna. Com este serviço a ENS proporciona agilidade nas operações de pesquisa, aumentando e organizando o espaço físico, direcionando e conservando o acervo (ativo e inativo), após inventário de toda estrutura. É o fim da papelada em prateleiras, armários ou sobre as mesas, além de reestruturar e diminuir o espaço ocupado pelo arquivo corrente, inativo e atual. Desenvolvemos o sistema digital através de software específico, mídias digitais, entre outras ferramentas. [Saiba mais].

Armazenamento de Documentos no Ambiente Digital
Utilização de armazenamento de documentos e informações em mídias digitais, (Softwares Específicos, Cds, Hds,  fitas magnéticas, entre outras ferramentas, bem como em Servidores Dedicados e Data Center), Preservando total segurança e privacidade.
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Desenvolvemos sistema de segurança de informações conforme a complexidade individual de cada acervo criando uma estrutura exclusiva:
Segurança contra incêndio;
Segurança contra roubo;
Segurança de transporte;
Segurança contra alagamento...
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Elaboração de (TTD) Tabela de Temporalidade de Documentos
A TTD Tabela de Temporalidade Documental é uma ferramenta que define e orienta o processo de preservação e eliminação dos documentos da empresa. Trata-se de um instrumento estratégico, evitando descartar ou acondicionar documentos desnecessários para a boa gestão do setor.
[Tabela]
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(SERTE-EXPRESS) - Serviço Temporário de Arquivo Expresso
Em caso de falta ou pouco tempo para resolver determinadas situações corriqueiras do dia-a-dia como um pequeno arquivo, uma gaveta com documentos amontoados que precisam estar em ordem para uma fiscalização, auditoria ou mudança do escritório. Documentos que se encontram em poucas caixas de arquivo pertencentes a um importante cliente e precisam ser devolvidos para o mesmo com urgência, ou até mesmo uma caixa de sapatos que guardam documentos da família que não se sabe como organizar. ENS disponibiliza um serviço para organização de pequenos arquivos para empresa, profissional liberal e pessoa física com custo e prazo sob medida, (para até 6000 documentos):
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* Localização, ordenação e arquivamento;
* Controle documental;
* Substituição de caixas, pastas, arquivos;
* Digitalização do acervo;
* Elaboração de tabela de temporalidade;
* Descarte e destruição programadas;
* Controle de entrada documental para atualização do acervo.
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Data Mining / Mineração de dados (Acervo Físico e Digital)
Através de pesquisa e análise minuciosa das informações contidas no acervo, elaboramos relatórios estatísticos e analíticos de conteúdo, fornecendo informações estratégicas e relevantes para o crescimento dos negócios, criando uma visão mais ampla de valores e relevância das informações armazenadas no acervo documental.
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Resumo das Operações
* Inventário
* Diagnóstico
* Classificação
* Ordenação
* Sinalização de Documentos
* Cadastramento de documentos
* Controle e Gerenciamento
* Conservação do Acervo
* Sistema de Retenção e Descarte
* Sistema de Localização
* Digitalização
* Armazenamento Digital de Documentos
* Microfilmagem
* Elaboração de TTD, (Tabela de Temporalidade Documental)
* Automação de Arquivos
* Terceirização de Arquivos
* Treinamento de Pessoal
* Substituição de caixas, pastas, estantes, armários...
* Higienização e conservação de acervos
* Desenvolvimento e Implantação de Software de Gestão Documental
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Todo projeto e implantação são desenvolvidos conforme a demanda e complexidade de cada setor atendido.
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Alguns Tipos Arquivos e Documentos
Contábeis - Recursos Humanos - Jurídicos - Fiscais - Hospitalares
Acadêmicos - Escolares - Históricos - Trabalhistas - Cadastros
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Aspectos importantes a serem considerados quanto à organização de arquivos
Um arquivo desorganizado irá:
- Gerar elevados custos de manutenção;
- Gerar uma maior ocupação de espaço;
- Prejudicar a velocidade do trabalho, tomada de decisão e pesquisas;
- Aumentar consideravelmente o risco de fuga de informação;
- Inviabilizar o acesso a certificados de qualidade;
- Gerar problemas de ordem fiscal e legal;
- Será um obstáculo a automatização dos arquivos e de toda informação relacionada a empresa;
- Desmotivar funcionários;
- Promover a degradação do ambiente físico;
- Prejuízo quanto às questões comerciais e fiscais;
- Será um travão ao desenvolvimento.
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Um arquivo bem pensado e organizado serve para:
Na atualidade e futuramente evitar notificações legais, (tendo em vista o avanço em todo processo tecnológico e cruzamento de dados), as informações físicas e digitais devem ser preservadas de forma tal, evitando trazer contratempos financeiros e legais.

- Revelar o que foi feito e os resultados obtidos;
- Comodidade a agilidade nas pesquisas; - Facilitar o acesso a certificados de qualidade, bem como como a aprovação junto à auditorias fiscais e privadas;
- Revelar o que está para ser feito;
- Sigilo, segurança e preservação dos documentos;
- Padronização de Método; - Facilitar o acesso a informação;
- Diminuir a duplicidade de trabalho;
- Evitar repetições desnecessárias de experiências;
- Evitar improvisos e inadequações;
- Encontrar bons parceiros e fornecedores;
- Avaliar o empreendimento por partes;
- Avaliar o empreendimento como um todo;
- Maneiras eficientes de rastreamento de documentos; - Transmitir ordens e ensinar como fazer;
- Redução de custos com a organização e manutenção dos arquivos; - Libertá-lo para aproveitar o dinheiro, ou seja, os lucros obtidos com a organização.
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O arquivo é uma importante fonte de pesquisa para todos os setores do mercado e contribui efetivamente na tomada de decisões.
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Organizar documentos é a mesma coisa que organizar a empresa, sem exageros. Um erro comum nas administrações é o de tratar o arquivo da empresa como um mero depósito de documentos, quando na verdade o arquivo é um centro ativo de informações.
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Toda fonte de informação (documentos físicos e digitais, arquivos ativos e inativos), possui grande valor agregado, valor este que está vinculado ao patrimônio. Em muitas empresas e instituições os valores são inestimáveis. Uma pergunta que todo empreendedor deve fazer é: Quanto vale minhas informações? Todos irão se surpreender com o valor. Desta forma a boa manutenção e conservação de qualquer acervo é de extrema importância.
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